电子发票和纸质发票的区别有哪些？

载体形式

　　纸质发票：是传统的物理纸质凭证，有明确的纸张质感，通过印刷技术将发票信息印在纸上。其形式直观，人们可以直接手持查看，比较符合长期以来形成的交易凭证的习惯认知。例如，常见的增值税专用发票、增值税普通发票等纸质版本，有三联、四联等不同的联次，分别用于不同的用途，如记账联用于销售方记账，发票联用于购买方记账等。

　　电子发票：以电子数据形式存在，没有物理实体。它是存储在计算机系统、服务器或电子设备中的数字信息，通过电子发票系统开具、传输和存储。例如，电子发票可以是 PDF 格式、OFD 格式等文件，企业或消费者可以通过电子邮件、手机短信中的链接或者专门的发票管理软件等渠道获取电子发票数据。

　　开具和交付方式

　　纸质发票：

　　开具时，需要使用专门的发票开具设备，如针式打印机等，将发票信息打印在纸质介质上。开具过程相对复杂，对硬件设备有一定要求，且需要人工操作进行打印、盖章等步骤。

　　交付方式主要是在交易完成后，当面将纸质发票交给购买方，或者通过邮寄等方式送达。例如，在一些线下购物场景中，商家会在收款后从收银台取出纸质发票递给消费者。

　　电子发票：

　　开具过程主要是在电子发票系统中进行操作，商家通过税务机关认可的开票软件，输入相关交易信息后即可生成电子发票，操作更加便捷高效。而且在一些自动化程度高的电商平台，交易完成后系统能自动开具电子发票。

　　交付方式多样且快速，可以通过电子邮件、手机短信推送、二维码扫描获取或者直接在电商平台的账户系统中下载等方式，将电子发票发送给购买方。例如，消费者在网上购物后，可能会收到商家发送到邮箱的电子发票，或者在购物 APP 的订单详情页面直接下载电子发票。

　　存储和保管方式

　　纸质发票：

　　需要物理空间进行存放，如企业的财务档案柜。而且纸质发票容易受到环境因素影响，如潮湿、火灾等可能会损坏发票。

　　保管要求严格，已开具的发票存根联和发票登记簿应当保存 5 年，保存期满后，报经税务机关查验后才能销毁。

　　电子发票：

　　存储主要依靠电子设备和存储介质，如计算机硬盘、云端服务器等。占用物理空间小，并且可以通过备份等方式进行数据冗余保存，降低数据丢失的风险。

　　虽然没有像纸质发票那样明确的保存 5 年的实体要求，但企业同样需要按照相关规定和自身财务管理要求妥善保存电子发票数据，并且要保证电子发票数据的真实性、完整性和可读性。

　　防伪方式

　　纸质发票：

　　有多种防伪措施，如专用纸张、水印、防伪油墨、发票代码和号码的特定编码规则等。例如，增值税专用发票的纸张有特殊的质感，在光线下可以看到水印图案，发票上的防伪油墨在特定条件下会显示出特定的标记，通过这些防伪手段来防止发票造假。

　　电子发票：

　　主要通过电子签名、数字证书、加密技术等来确保发票的真实性和完整性。电子签名是电子发票的关键防伪要素，它是通过密码技术对发票数据进行签名，保证发票从开具到接收的整个过程中数据未被篡改，并且可以通过税务机关的电子发票查验平台验证签名的有效性来确认发票真伪。

　　使用便捷性和成本

　　纸质发票：

　　在使用过程中，需要人工传递、整理和归档。如果购买方需要报销，可能需要拿着纸质发票在不同部门之间流转审批，而且纸质发票可能会出现丢失、损坏等情况，补办相对麻烦。

　　从成本角度看，纸质发票本身的印刷成本、打印设备和耗材成本（如墨盒、纸张）、邮寄成本（如果需要邮寄发票）等相对较高。而且对于企业来说，存储大量纸质发票也需要一定的场地成本。

　　电子发票：

　　使用起来更加便捷，购买方可以方便地在电子设备上查看、打印（如有需要）和管理发票。在报销环节，一些企业已经实现了电子发票的自动化报销流程，通过扫描或导入电子发票数据直接进行报销，大大提高了报销效率。

　　电子发票的开具成本主要是电子发票系统的软件和维护成本，相较于纸质发票的成本要低很多，并且随着电子发票的广泛应用，其规模效应还会进一步降低成本。